コスト削減やミスの削減など業務効率化や生産性向上を実現するテクノロジーとして話題を集めるRPA。働き方改革の即効薬としても期待され、withコロナ時代には企業の導入もさらに加速すると思われます。最近では、AIやIoTに並び話題のキーワードではありますが、実際にその違いについてはまだ認知されていないのが現状。当コラムでは総務・人事部門で活躍が期待されるお役立ちサービス、RPAについてわかりやすく説明します。

RPA(ロボティック・プロセス・オートメーション)とは

RPAとは、「Robotic Process Automation(ロボティック・プロセス・オートメーション)」の略語。 主に、事務系作業を行うホワイトワーカーが パソコンを使って行っている一連の作業をソフトウェア型のロボットが代行・自動化する概念を指します。 いわば「業務支援ロボット」としての役割を果たすRPAは少子高齢化による労働人口の減少に大きく貢献するものと期待されています。
当コラムでは技術的な説明よりも、 RPAが「業務支援ロボット」として総務・人事など管理部門の実際の現場においてどのように活躍するのかについてお話します。

RPAによって自動化される業務

RPAは、主に定型的且つ反復性の高い業務に適していると言われています。総務・人事などの管理部門ではこのような一定のルールとパターン化された定型業務が多く、導入しやすい部門と言えます。

手順やルールが決まっていて且つ単純な作業

正確性が求められるデータ入力やコピーペーストなどの単純作業が自動化できます。昼夜を問わず24時間フル稼働で作業が行えます。

データの収集ならびに分析

データの収集や分析を人的に行った場合に長時間業務に拘束されます。しかしRPA導入によって、これら作業が高速に行えるだけではなく間違いや取りこぼしなどのヒューマンエラーを防ぎます。

メールの送受信・転送などの業務

管理部門で形式化されている各業務の承認に関するリマインドや定常的に行う報告業務などはRPAが得意とする業務のひとつです。各業務に適したテンプレートを用意することで自動化することで業務効率に貢献します。

他にも導入時の仕様によって様々な業務を自動化し、24時間365日、休まず働き続けることができるRPA。上記の業務に限らず、これまでルーティンワーク化されていなかった業務も、ルーティンに落とし込むことでさらに自動化を進めることが可能になります。日々の単純な事務作業を自動化することで、本来のあるべき業務に専念できることになるだけではなく、長時間労働の改善につながります。

導入時の留意点

せっかくコストをかけてRPAを導入したけど「期待したほどの効果が出ない 」「設定できれば、あとは何もしなくていいと考えていた」など予想外の課題が挙がることも多いのが現状です。導入前にしっかりと留意点を理解して上で、自社に見合った最適解のツールを導入しましょう。

作業の手順とルールをしっかり決めて定型処理作業に切り替える

まずRPAを導入する前に、まずはRPAで運用すべき現行業務の洗い出しをしましょう。そしてそれら業務の作業フローとルールをしっかりと決めて定型処理作業に切り替えておく必要があります。作業プロセスに属人化されている箇所がないか、どのようなソフトウェアが使用されているかを確かめてからそれらを文書で可視化して管理しておくことをおすすめします。

作業内容にあったRPAツールの選択

RPA導入には初期費用、ランニングコストなどの運用ボリュームによっては高額なコストが発生します。RPAは企業の運用ルールに則った仕様が基本となるため情報メディアなどで紹介されている実績や事例が必ずしも自社に見合うとは限りません。「想像以上に設定が難しい」「RPAを活用できる人材がいない」「導入後に足りない機能が判明した」などは事前調査をしっかりと行えば防げる課題ばかりです。事前に洗い出しを行った業務プロセスをもとに目的と成果を明確化し、それらに見合ったツールの選択をしましょう。

自社で管理ができるように設定すること

RPA導入後の運用について事前に調べることが大切。どんなに「初心者でも簡単操作」と謳われたツールでも管理運用する担当者は多少のIT知識が必要になります。RPAを販売する営業担当の中には技術的な話ばかりで実際にどのような効果が見込めるのか理解できないこともあるでしょう。だからこそ自動化したい作業フローと期待する効果を整理して伝達できるようRPAの下調べをしておくといいでしょう。

RPAおすすめ3選

BizRobo!( RPA テクノロジーズ株式会社 )

ホワイトカラーの生産性を革新する、ソフトウェアロボット(Digital Labor)の導入・運用を支援するデジタルレイバープラットフォーム 『BizRobo!』。
「ロボット」と「IT」によって、ホワイトカラーをルーティンワークから解放し、企業を始め社会全体の生産性向上を図り、未来の働き方を変えていきます。

WinActor (ウィンアクター)( NTTアドバンステクノロジ株式会社 )

WinActorはNTTグループによって開発された純国産RPAツール。サービスインフラ・ソフトウェア通信・金融などの業界でよく導入され、日本国内でシェアNo.1となっています。業務の手順を「シナリオ」として記憶し、同じ操作を何回でも繰り返し実行することができます。

RPA  WinActor

投稿者プロフィール

齋藤 英子
齋藤 英子
アディッドバリュー株式会社 取締役社長
おくりものコンシェルジュ
准PRプランナー
齊藤 英子